Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения...

^ Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При всем этом одновременного оформляется обложка заведенного дела. 1

На обложку заведенного дела выносятся последующие сведения:

На обложке дел неизменного хранения предусматривается место Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... для наименования муниципального архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов муниципального архива и организации. 2

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, либо при передаче Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... дела в другую компанию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации либо организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. 3

^ Заголовок дела на обложке дел Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответственного архивного учреждения. В нужных случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... оговаривается.

После окончания дела на его обложке указываются последующие данные:

Требования к обложкам дел долгих сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72. Полный текст данного эталона содержится в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" веб-сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА".
^ Оформление дел
Оформление дела Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... – подготовка дела к хранению в согласовании с установленными правилами.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации либо другими структурными подразделениями, в обязанности которых заходит заведение и формирование Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Зависимо от сроков хранения проводится полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу. При всем Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... этом полное оформление дел предугадывает:

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при всем этом допускается:


При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона либо переплетаются с учетом способности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на их Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения.... При подготовке дел к подшивке (переплету) железные скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела неизменного хранения, состоящие из особо ценных документов либо неформатных документов, хранятся в закрытых жестких папках с 3-мя клапанами Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... с завязками либо в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книг, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии огромного количества таких Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... документов, последние изымаются из дел и на их составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается незапятнанный бланк листа-заверителя, а сначала дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... документов дела.


В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа обычным карандашом либо нумератором. Листы Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... внутренней описи документов дела нумеруются раздельно.

При нумерации листов дела нужно соблюдать последующие правила:


Для учета количества Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книжках лист-заверитель составляется на обратной стороне последнего незапятнанного листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения...-заверитель дела составляется по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Главных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения..., количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фото, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в их листов Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения...), также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в их, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения.... Все следующие конфигурации в составе и состоянии дела (повреждения, подмена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответственный акт. Воспрещается выносить лист-заверитель на обложку дела либо незапятнанный оборот листа Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... последнего документа. Если дело подшито либо переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за высшую часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Для учета документов неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... специфичностью данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), также для учета дел неизменного и временного (выше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заглавия которых не открывают конкретное содержание документа Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения..., составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий список документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, заглавий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... по установленной форме, приведенной в приложении 10 Главных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... составляется итоговая запись, в какой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено либо подшито без бланка внутренней Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Конфигурации состава документов дела (изъятия, включения документов, подмена их копиями и т.д.) отражаются в графе Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... "Примечания" внутренней описи со ссылками на надлежащие акты. По мере надобности составляется новенькая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

^ Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в организации на все завершенные в делопроизводстве дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (дальше – опись) – это архивный справочник Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения..., содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и созданный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются раздельно:

Отдельная опись представляет собой список дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... структурном подразделении описи составляются раз в год под конкретным методическим управлением архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, приготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на неизменное хранение. 3

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в 3-х экземплярах и представляются в архив организации через год после окончания дел Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 Главных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.


Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в себе последующие элементы:


При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются последующие требования:

В конце описи прямо за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в какой указываются (цифрами и прописью) количество дел, 1-ый и последний номера дел Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... по описи дел, также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается управляющим структурного подразделения. По просьбе Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... архива организации к описи могут составляться оглавление, перечень сокращений, указатели.

На базе описей дел структурных подразделений составляется годичный раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под конкретным методическим Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... управлением соответственного архивного учреждения. Порядок составления и дизайна годичного раздела сводной описи описан в разделе 3.7. Главных правил работы архивов организаций.

^ Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документа – это исследование документов на основании критериев их ценности в Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... целях определения сроков хранения документов и отбора их на неизменное хранение.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

Экспертиза ценности документов проводится на базе:

Экспертиза ценности документов осуществляется раз в год работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) вместе с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) либо экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... управлением архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

При всем этом сразу проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, корректность определения сроков хранения дел.

Отбор Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... документов неизменного и временного (выше 10 лет) хранения проводится методом полистного просмотра дел. При всем этом не допускается отбор документов для хранения и поражения лишь на основании заголовков дел.

Дела с отметкой “ЭПК Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения...” подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих неизменному хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы неизменного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы неизменного Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... хранения присоединяются к однородным делам либо оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения либо по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... дел делается только после окончания экспертизы ценности документов.


Подготовка электрических документов к передаче в архив организации состоит из последующих шагов:


Сопроводительная документация электрических документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается последующая информация:


По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются сотрудниками архива организации Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... сводные описи дел неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и по личному составу, также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (формы данных видов документов приводятся в приложениях 1, 2, 3 и 4 Главных Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Обозначенные описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации сразу. Одобренные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) акты и Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... описи утверждаются управляющим организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения описей дел неизменного хранения. После чего организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.


С более подробной информацией о Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... порядке проведения экспертизы ценности документов можно ознакомиться в последующих документах:



^ Экспертная комиссия
(Центральная экспертная комиссия)
В организациях для проведения экспертизы Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... документов, сделанных и приобретенных снаружи, также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются повсевременно действующие экспертные Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом управляющего организации из числа более обученных работников Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в количестве более 3-х человек. В состав экспертной комиссии организации в неотклонимом порядке врубается управляющий архива организации либо лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целенаправлено включить представителя архивного Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К главным задачкам центральной экспертной комиссии (экспертной Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... комиссии) можно отнести последующие:

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

Центральная экспертная Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в согласовании с планом работы и при необходимости. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в силу после утверждения управляющим организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... ведомственными списками документов с указанием сроков их хранения, также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются управляющим организации только после их рассмотрения ЭПК соответственного архивного учреждения. 7

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения...) стоит отметить, что они действуют на основании утвержденных управляющим организации Положений о повсевременно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно пользоваться Примерным положением о повсевременно действующей экспертной комиссии учреждения, организации Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения..., предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2 (текст данного приказа Росархива вполне содержится в разделе "Нормативные документы по делопроизводству" веб-сайта консалтинговой группы "ТЕРМИКА").

^ Порядок передачи дел в архив организации
Дела неизменного Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... и длительного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позже чем через три года после их окончания в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения..., составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному управляющим организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива за ранее проверяется корректность их Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... формирования, дизайна и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в согласовании с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недочеты в формировании и оформлении Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... дел работники структурного подразделения должны убрать. При обнаружении отсутствия дел составляется соответственная справка.

Прием каждого дела делается лицом, ответственным за архив организации, (особым сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При всем Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество практически принятых в архив дел, номера Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные Оформление обложки дела - Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения... в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Совместно с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки врубается в опись.






oformlenie-dokumenta-v-mathcad.html
oformlenie-dokumentov-soderzhashih-sploshnoj-tekst.html
oformlenie-domashnej-kontrolnoj-raboti.html